Ablauf/Rahmenbedingungen
Bevor mit der Durchführung bzw. mit dem ersten Workshop begonnen werden kann, müssen folgende Punkte zwischen dem Einzel-Berater (Moderator) und dem Kunden geklärt und vereinbart werden. Dies wird in Form eines kurzen und einfachen Vertrages als Zusatz zur Offerte gemacht.
- Dauer und Abstände sowie Austragungsort
- Strategieteam Zusammenstellung
- Analyseteam und vorgängige Datenzusammenstellung/Teilanalyse
- Datenmaterial und Zeitpunkt der Zustellung an alle Strategieteilnehmer
- Spielregeln während den Workshops
- Simultanprotokoll (Bericht) Erstellung und Abgabe an die Teilnehmer
- Info-/Feedbackrunden mit den restlichen Firmen-Mitarbeitern
Dauer und Abstände sowie Austragungsort
Normalfall
Die Anzahl Tage aller 4 Workshops (WS) beträgt im Normalfall 9 Tage (WS 1 = 3 Tage und WS 2 bis 4 = jeweils 2 Tage). Die 4 Workshop-Blöcke werden zudem im Normalfall in Abständen von 2 bis 4 Wochen durchgeführt, um genügend Zeit zu lassen, die Info-/Feebackrunden mit den restlichen Mitarbeitern durchzuführen. Tagesablauf:
- Beginn um jeweils 9 Uhr mit Pausen nach jeweils 1 ½ h,
- Open-end
Die Workshops finden im Normalfall ausserhalb der Kundenfirma – in einem Tagungshotel – statt, wo die Workshopteilnehmer auch gemeinsam Mittag- und Nacht-Essen sowie übernachten.
Alternative-Möglichkeiten
Je nach Grösse der KMU-Firma und Belastung der Strategie-Teammitglieder im operativen Tagesgeschäft sind wir flexibel für verkürzte/angepasste
Durchführungen.
Zum Beispiel
- Anstelle 9 Workshop-Tage kann die Anzahl auch auf 5 reduziert werden.
- Es ist auch möglich die Workshop-Blocks teilweise auf das Weekend zu verlegen, z.B. auf Freitag/Samstag.
- Zudem können die Abstände zwischen den einzelnen Workshop-Blocks von 2 bis 4 auf 1 Woche reduziert werden.
- Weiter ist es auch möglich die Workshops beim Kunden durchzuführen, wenn geeignete Räumlichkeiten vorhanden sind (ruhig, mit entsprechender Infrastruktur so dass die geplante Sitzordnung möglich ist).
Strategieteam Zusammenstellung
Bevor der erste Workshop beginnt, wird das Strategieteam bestehend aus 5 bis max. 15 Personen der Kunden-Firma zusammengestellt. Dieses muss aus Mitarbeitern aus allen wichtigen bzw. wertschöpfenden Bereichen bestehen. Option: Ideal ist ferner die Einbeziehung von zwei typischen Kunden während des ersten Workshops am 2. Analysetag.
Analyseteam und vorgängige Datenzusammenstellung/Teilanalyse
Für die vorgängige Datenzusammenstellung und Teilanalyse wird ein Analyseteam bestimmt. Dieses besteht aus 2-3 Kunden-Mitarbeiter, die jedoch nicht zwingend Teilnehmer aus dem Strategieteam sein müssen. Für die Zusammenstellung der Daten, etc. erhält der Kunde einen Analyse-Leitfaden sowie Ordner- und Registermaterial. Für allfällige Fragen / Unklarheiten wird dem Kunden zudem eine Hotline-Nr. angegeben, über die das Analyseteam den Berater, bzw. Moderator erreichen kann.
Datenmaterial und Zeitpunkt der Zustellung an alle Strategieteilnehmer
Damit sich alle Strategieteam-Teilnehmer bereits vor dem ersten gemeinsamen Workshop mit den Analyseunterlagen vertraut machen können, müssen diese ca. 1 Woche im Voraus vom Analyseteam allen zur Verfügung gestellt werden. Vor allem der Moderator kann sich dadurch, in die spezielle Problemsituation des Kunden einarbeiten (eventuell unterstützt durch weitere eigene Informationssammlung).
Spielregel während den Workshops
Während den 4 Workshops gelten folgende Spielregeln:
- keine Hierarchiestufen, bzw. das Wort jedes einzelnen Strategieteam-Mitgliedes soll gleichviel zählen
- alle Strategieteilnehmer nehmen an allen Workshops die volle Zeit aktiv teil
- alle Handys und Laptops sind während den Workshops ausgeschalten (Es werden regemässig Pausen gemacht, um wichtige Rückrufe oder kurze Emails tätigen zu können)
- Die einzelnen Punkte („Tatbestände“) werden im Strategieteam solange diskutiert bis sie konsensfähig sind (Dazu wird die Sokratischen Gesprächstechnik eingesetzt) -> Verlinken zu Übersicht, *Hinweis Sokratische Gesprächs-/Fragetechnik.
Simultanprotokoll (= Bericht) Erstellung und Abgabe an die Teilnehmer
Im Verlaufe aller Workshops führt der Moderator basierend auf dem „KMU Strategie-Pathfinder“ Tool ein Simultanprotokoll (= Bericht). Er nimmt dabei die Punkte auf, für die es einen vollkommenen Konsens unter allen Beteiligten gibt. Dieses Simultanprotokoll wird allen Strategieteam-Mitgliedern innerhalb 1 Woche nach Abschluss des jeweiligen Workshop-Blocks zugesandt und dient als Basis und Hilfsmittel für die Info-/Feedbackrunden.
Info-/Feedbackrunden mit den restlichen Firmenmitarbeitern
Auf der Basis des Simultanprotokolls werden alle weiteren Mitarbeiter des Unternehmens (pro Abteilung) durch die Strategieteam-Mitglieder in so genannten Informationsrunden involviert. Dabei wird über die im Konsens gefundenen Ergebnisse informiert und Gegenmeinungen aufgenommen sowie diese in Form von Feedbacks dem ganzen Strategieteam wieder vorgetragen. D.h. der 2., 3. und 4. Workshop beginnt immer zuerst mit der Feedbackrunde (= Rückkopplung). Die 4 Workshops werden daher (im Normalfall) in Abständen von 2 – 4 Wochen durchgeführt, um genügend Zeit zu lassen, diese Info-/Feedbackrunden durchzuführen.